点検報告書のペーパレス化の10のポイント

      2016/06/24

保守点検に関してIT化のご支援を実施させて頂いておりますが、お客様において大きく以下の
2つのニーズが殆どになります。
 1.保守点検の業務効率化
 2.保守点検サービスの強化(付加価値等)

特に弊社において導入実績の多いのは保守点検の業務効率化になります。その中でも
日々のルーチンワークである点検報告書の入力等のペーパレス化&情報共有を図りたいという
声が多数を占めます。

点検報告書のペーパレス化において導入される企業が事前に検討しないといけないポイントに
ついて導入実績を踏まえ取りまとめていこうと思いますのでご参考にして頂ければと思います。
まず、大体導入時において検討しないといけない事項は以下になります。

1.現状の把握
  まず、現状の課題は何かや今後強化していくためには等の定性データ、どの程度の作業工数を
  要しているか等の定量データを社内で検討しておく必要があります。

2.改善後の費用対効果
  ペーパレス化を行う際、初期費用、月額費用を踏まえて、費用対効果はどの程度あるかを
  机上で把握しておく必要があります。また、単に数値のみではなく、導入したことによる
  社員のリテラシー向上、今後の点検保守のサービス強化に繋がる点も考慮が必要です。

3.端末購入費/選定
  保守点検は出先なので主にモバイル端末の選定となりますが、様々な端末があり悩みどころです。
  また、保守担当者が多い場合、初期費用(端末購入費)も相応の金額になりますのでその辺りを
  検討し、モバイル端末の選定を行う必要があります。

4.通信費用
  保守要員の人数が多いとキャリアと通信契約する場合、月額費用はバカになりません。
  最近は安価なMVNOの業者もでてきておりますし、リアルタイムを要求しないようであれば
  通信キャリアと契約せず、WiFiという選択肢もあります。

5.操作性
  従来は紙などで管理していたものをペーパレス化したとき、担当者が使いこなせるかという
  ことを懸念されるかと思います。

6.報告書種類
  ペーパレス化する点検報告書の種類、フォーマットの複雑さ、フォーマットの変更頻度は
  事前に把握、検討しておく必要があります。

7.セキュリティ対策
  端末の紛失や盗難、サーバ上のデータ保持などセキュリティの対策をどうすべきかを検討
  しておく必要があります。

8.現場印刷/プリンタ選定
  従来保守点検後、お客様に複写の点検報告書を現場で渡している場合、システム化後も
  モバイルプリンタを用いて印刷し渡す必要があります。その際、プリンタの選定等を
  検討する必要があります。

9.カスタマイズ性
  システムは生き物です。導入時のまま未来永劫という訳にはいかず、市場変化、企業の成長に
  伴うカスタマイズしていくケースが殆どかと思います。その辺りのカスタマイズの容易性も
  導入前に検討しておく必要があります。

10.データ利活用
  ペーパーレス化を図り、情報を蓄積することにより、次のステップとして溜めた情報の利活用
  ができます。中長期計画でこのようなデータを集計&分析して点検保守サービスの強化を図る
  おとを視野に入れておくとよいかと思います。

次回以降はこの10のポイントをそれぞれ導入実績を踏まえ、記載していこうと思います。

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