点検報告書のペーパレス化の10のポイント(1.現状の把握)

      2016/06/24

点検報告書のペーパレス化を図る上で、現状の業務を把握し、どのように改善しないといけないか
をまずは把握する必要があります。まずは導入目的、現状の業務の流れ、改善すべき課題、
導入後の費用対効果を明確にする必要があります。

1.導入目的
 導入目的を掲げ、関係者間において共通認識を持たせ、それを実現するためにどうすべきか
 というベクトルを合わせることが重要です。
 点検報告書のペーパレス化の場合、主な目的として
  1.業務の効率アップ
  2.品質向上/トラブル低減
 があります。

 その中でも「1.業務の効率アップ」が主目的になるかと思います。
 従来、点検報告書は紙ベースかExcelに入力するケースが多いかと思いますが、ペーパレス化
 することで、現場で入力し、即座にサーバにアップすることで直行直帰もでき、本社でも進捗把握
 が即座にできます。

 「2.品質向上/トラブル低減」においても効果的で、過去の点検履歴をモバイル端末上
 で参照し、今回の点検状況と照らし合わせてトラブルが予想される箇所に先手を打つこともでき
 ます。また、点検状況は情報共有できているので、どの項目にトラブルが多いかなど傾向分析も
 容易にでき、製品開発などにフィードバックすることもできます。

2.現状の業務を把握
 現状の業務を洗い出す際、定量的なデータ、定性的なデータを担当者よりアンケート等でヒアリング
 するとよいかと思います。
 ヒアリング項目の例としては
  ・点検報告書作成に何分程度かかっているか?
  ・点検結果書は1担当者あたり1ヶ月に何枚か?
  ・点検結果書のフォーマット種類は何種類あるか?フォーマットは時々変わるか?
  ・点検結果書は紙で管理しているのか?Excel等に入力してファイルで管理しているのか?
  ・点検結果を現場にて顧客に紙で渡す必要があるか?
  ・前回の点検内容を参照できるなどしたいケースがあるか?
  ・システムを導入した場合、効率アップすると思うか?
   思わない場合の理由は?
  ・点検情報を蓄積し、情報共有したデータは何に生かせるか?
 などがあります。

3.改善すべき課題
 「2.現状の業務を把握」を踏まえ、改善すべき課題を洗い出し、それをクリアするにはどうすべき
 かを検討する必要があります。その際、各課題ごとに対応方法及び優先順位付けを行う必要があります。

4.導入後の費用対効果
 課題が明確になった時点でそれを実現する為のシステム費用も概ね決まると思います。
 その際、予算を大きく超える場合は、優先順位の高い課題項目から対応していき、残りの課題はまずは
 運用してから改めて検討することでもよいかと思います。

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