点検報告書のペーパレス化の10のポイント(2.改善後の費用対効果)

      2016/06/24

現状把握し、課題を明確することでそれを実現する為のシステムの費用(初期費用、月額費用)も
概ね決まると思います。ここにはシステムの費用の中にはモバイル端末、モバイルプリンタ
(必要であれば)等のハードの購入費、4G契約する場合などの通信費も含める必要があります。

これらの、初期費用、月額費用を踏まえて、費用対効果はどの程度あるかをある程度机上で試算
しておく必要があります。例えば、ペーパレス化することで
 ・直行直帰ができその分の移動にかかる工数が削減
 ・事務所に戻り紙に記載した点検内容をExcel等に入力する工数が必要なくなった
 ・本社においてお客様からの問い合わせに対して都度保守担当者に聞いたり指示していたが
  Web上で進捗状況をリアルタイムに管理できているので効率アップになった
等の削減工数との比較になります。
ちなみに弊社のお客様に1年程度運用して凡その費用対効果をヒアリングしたところ、大体30%
程度、作業が効率アップしたとのことです。

また、数値には現れませんが、IT化することで
 ・社員の情報リテラシー向上
 ・今後のIT化推進による点検保守のサービス強化
   まずは点検報告書のペーパレス化ですが、例えばIoTなど次のステップでよりIT化を進めて
   保守を強化する土壌を今回形成することができます。
のような効果を得ることができるので、これらの数値では表しにくい事項も加味して判断すると
よいかと思います。

余談にはなりますが、システム化においては大きく受託開発とクラウドサービスを利用するケース
があります。ここも費用に直結しますのでどのようにしていくか検討事項になります。簡単ですが
費用面に関してだけ纏めますと
(受託開発)
 ・お客様の資産となります。
 ・トラブル等は開発会社に都度委託することになりますが、社内にシステムを管理する要員が
  必要になるケース(その担当者は主に本業と掛け持ち)は多いです。
 ・初期費用は非常に大きいですが、月額費用は不要になります。
  但し、ハード等のトラブル、寿命等など定期的に費用が発生することになるかと思います。

(クラウドサービス)
 ・利用料なので経費として計上可能です。
 ・システムを運用監視する技術要員は不要でその分の人件費が不要です。
  サーバ及びソフトウェア全体をサービス提供会社が運用することになります。
 ・初期費用は小さいですが、月額費用が発生します。

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