点検報告書のペーパレス化の10のポイント(6.報告書種類)

      2016/06/24

点検結果書をペーパレス化する上で点検報告書の種類、複雑さ、更新頻度をよく把握しておく
必要があります。ここではそれらを踏まえてシステム化の注意点を取りまとめようと思います。

1.点検報告書の種類
 点検報告書の種類が点検対象の機械毎に異なる、契約している顧客毎に異なるように
 点検報告書の共通フォーマットでは対応できないケースもあるかと思います。
 この場合、点検報告書の種類は相当の数になり、中には数十~数百種類のフォーマットを
 利用しているお客様もいらっしゃいます。

2.フォーマットの複雑さ
 従来の点検報告書であればExcelで自由に作成できましたが、点検項目が多かったり、
 イラストが入ったり、手書きがあったりなど複雑な点検報告書のフォーマットもあります。
 このようなフォーマットをシステム化する際に対応できない場合もあります。

3.フォーマットの更新頻度
 点検項目が増えたりなど保守点検していく上で時々点検項目の変更があったりするかと思います。
 システム化する上で運用後にこのような要望にも柔軟に対応できなくてはなりません。

上記の3つに対して、従来の点検報告書のクラウドでは対応が困難です。Web上で点検報告書の
フォーマットを作成していくのですが、クラウドは定型フォーマットに適しているものの手軽に
且つ簡単に変更ということができないからです。

手前みそになってしまいますが、上記のような顧客からの声や要望があり、弊社ではTechRepo
というサービスを提供しております。簡単に言いますと従来のやり方とIT化のいいとこ取りに
なります。「1.点検報告書の種類」「2.フォーマットの複雑さ」は従来通りExcelを用いる
のでどのようなフォーマットでも使い慣れたExcelで簡単に作成することができます。後は
そのExcelをクラウドにアップするだけで自動的にWebやiPhone/iPadでの入力画面が作成
できます。入力後はExcelで作成したフォーマットのまま印刷及びPDF化することができます。
従来のクラウドでは対応がやや厳しいという企業様がいらっしゃいましたら一度弊社のTechRepoを
ご検討頂ければと思います。

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